Assistant administratif_Chargé d'acceuil (H/F)

L’Agence Haag & Baquet Architecte est un Cabinet d’Architecture-Design et d’Ingénierie, situé au pied du Mont Blanc. Nous sommes une équipe dynamique et polyglotte composée de 30 salariés. L’agence s’exprime au travers de différents projets d’Architecture pour une clientèle internationale et locale. Nous proposons à nos clients de participer à la conception de leur projet de la création des premières esquisses jusqu’à la réalisation finale.

Au-delà de notre agence, nous accueillons dans notre bâtiment « Mont-Blanc Coworking », un espace de coworking mis à disposition pour toutes les personnes souhaitant venir travailler dans un lieu ouvert et fonctionnel.

Nous mettons également à disposition des salles de réunions et des espaces de réception disponibles pour toutes personnes extérieures à notre activité d’architecture.

Dans le cadre d’une activité croissante, nous recherchons un Assistant administratif_Chargé d'accueil (H/F), pour épauler l’équipe d’ores et déjà en place et renforcer notre pôle administratif.

Nous recherchons une personne de confiance dotée d’un excellent relationnel et d’une bonne présentation. Votre sourire et votre sens du service sont remarqués. Vous êtes une personne réactive et avez le sens de l’organisation et des priorités. Vous êtes multitâches et aimez passer d’une activité à une autre.

Vos missions sont les suivantes :

Assurer l’accueil du bâtiment :

-          Accueil physique et accompagnement des visiteurs :
o    Accueil des entreprises et clients en réunion,
o    Accueil des commerciaux et partenaires,
o    Accueil des coworkeurs,
o    Accueil fournisseurs,
o    Accueil livreurs,

-          Accueil téléphonique : Gestion du standard téléphonique de la société :
o    Transférer les appels dans les services concernés,
o    Réception et distribution des messages,

Assurer la logistique du bâtiment et de l’agence Haag et Baquet :

-          Logistique journalière liée à l’activité du bureau (poste, banque etc)
o    Service visiteurs : proposition de boissons, rafraichissements,
o    Présentation de l’espace coworking,
o    Déplacements, poste, banque, services divers (véhicules etc)
o    Approvisionnement en courses, alimentaires et autres,
o    Service repas pour la direction, les clients,
o    Participation à l’organisation d’évènements : réunions d’entreprises, évènements vie d’agence, réceptions diverses,

-          Logistique liée au bâtiment :
o    Veiller au fonctionnement et à la bonne tenue du bâtiment
§   Entretien en générale,
§   Gestion des extérieurs,

Assurer diverses tâches administratives :

-          Traitement de mails,
-          Gestion d’agendas :
o    Création et prise de rendez-vous
-          Gestion du courrier, domiciliation,
-          Gestion des salles de réunion,
-          Commande de fournitures,
-          Secrétariat divers : scan de documents, classement et conservation et mis à jour de document, archivage…

Profil recherché :

Expérience similaire souhaitée,
Aisance relationnelle, esprit d’équipe,
Maîtrise de l’outil informatique : Pack Office, Outlook,
Niveau d’Anglais : bilingue
Permis B

Type de diplôme :

Niveau bac +2/3 : Secrétariat/ Assistanat

Caractéristiques du poste :

CDD : 9 mois
Temps plein
Présentiel

Salaire : 

 Selon profil et expérience